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Setup · 1 min read

Automating your company, part 12

Accounting closure (Ledger Desk)

Hint: watch the video at 2x speed >>

Every month ends the same way: which invoices were paid, which are still due, who needs a reminder, and how much VAT is owed. It is the accountant's end-of-cycle job, and it is very automatable, because invoice PDFs and bank CSVs are easy for an agent to read.

Ledger Desk is a mini-app built from one prompt, pointed at a folder of fake demo files. It reads every invoice and matches each bank payment to an invoice by amount and reference. A match marks the invoice paid. Anything it cannot match stays flagged for review, because it never guesses.

Chasing payments

For every overdue invoice it writes a short, polite reminder and saves it as a draft. Nothing is sent until you approve it. Then it totals VAT collected minus VAT paid, so you know what is due this quarter. In the video it found two invoices: one paid, one still due.

Data this sensitive does not have to leave your machine. This year I filled my tax return XML with a local model through Ollama instead of a cloud one.

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Configuração · 1 min de leitura

Automatizar a sua empresa, parte 12

Fecho de contas (Ledger Desk)

Dica: veja o vídeo em velocidade 2x >>

Todos os meses acabam da mesma forma: que faturas foram pagas, quais estão por pagar, a quem enviar um lembrete e quanto IVA há a pagar. É o trabalho do contabilista no fim de cada ciclo, e é muito automatizável, porque os PDF das faturas e os CSV do banco são fáceis de ler para um agente.

O Ledger Desk é uma mini-app construída com um só prompt, apontada a uma pasta com ficheiros de demonstração fictícios. Lê todas as faturas e associa cada pagamento do banco a uma fatura pelo valor e pela referência. Quando há correspondência, a fatura fica paga. O que não consegue associar fica assinalado para revisão, porque nunca adivinha.

Cobrar pagamentos

Para cada fatura vencida, escreve um lembrete curto e educado e guarda-o como rascunho. Nada é enviado sem a sua aprovação. Depois soma o IVA liquidado menos o IVA suportado, para saber quanto há a pagar neste trimestre. No vídeo encontrou duas faturas: uma paga e outra por pagar.

Dados tão sensíveis não precisam de sair do seu computador. Este ano preenchi o XML do IRS com um modelo local através do Ollama, em vez de um modelo na nuvem.